A pesar de que pareciera que un nuevo nacionalismo está surgiendo en el mundo, como contrapeso a la globalización, esto no ha sido un freno para las dinámicas sociales, políticas y empresariales, cada día se afianza la necesidad de reinventar continuamente los procesos en las empresas, sus estructuras organizacionales, sus herramientas tecnológicas, los productos e incluso las personas. Estos procesos adaptativos cada día exigen hacerse en el menor tiempo posible, muchas veces no se termina de desarrollar un producto, o escribir un manual o desarrollar un software, cuando surgen nuevos requerimientos, producto de necesidades de adaptarse al entorno en permanente cambio. Ante esta realidad de continua adaptación para la supervivencia de las organizaciones y de los profesionales de diferentes áreas, la innovación, el conocimiento, el desarrollo tecnológico y la relación estrecha con sus clientes aparecen en primera línea como estrategias para lograr dicha adaptabilidad y sobrevivir ante los embates de un entorno tan dinámico. Aquellas empresas que logran que sus clientes se conviertan prácticamente en fans de sus productos o servicios, son las que logran un mayor valor económico y social, y generalmente, son aquellas que han sido exitosas en la gestión de la innovación, el conocimiento, la tecnología y sus clientes. El gran reto está en como implementar dichas estrategias y lograr resultados exitosos, cuando generalmente estas requieren un tiempo considerable para desarrollarse. La organización por proyectos con equipos de trabajo con alto grado de competencias, parece ser la mejor fórmula para lograrlo, o por lo menos, así lo han logrado empresas como Netflix, Google, Apple, hoy por hoy, reconocidas por su alto valor en el mercado y por el alto grado de fidelidad de sus clientes.
Las metodologías ágiles en Project Manager responden muy bien a desarrollos que requieren velocidad, flexibilidad y adaptabilidad, lo cual no quiere decir que hay que dejar de lado los manuales de procesos, ni la documentación técnica, ni los contratos, ni los planes, simplemente hay que ponerlos en sus justas proporciones y lograr un equilibrio con aspectos más relevantes para la consecución de resultados en ambientes cambiantes, como los equipos de trabajo altamente colaborativos y de alto desempeño, el trabajo sobre prototipos de productos o servicios, la colaboración con los clientes del proyecto y la gestión de cambios en cualquier momento del proyecto. Las metodologías ágiles tienen un beneficio fundamental que mantiene la motivación de todos los grupos de interés, a partir de los resultados rápidos y un fluido intercambio de información entre los miembros de su equipo de trabajo y los clientes de proyecto o producto a desarrollar. Esto a su vez, promueve la excelencia, ya que el intercambio de información y el ambiente colaborativo en los equipos de trabajo de alto desempeño, generan una competitividad profesional sana y una orientación muy clara hacia los resultados con calidad.
En la metodología Scrum se desatacan varios elementos que la potencian como una de las herramientas más adaptables en la gestión de proyectos y el desarrollo de nuevos productos en ambientes dinámicos de alta incertidumbre: Personas, Requerimientos y Tiempo. El primer elemento se denomina Roles y tiene que ver con la gestión del equipo del proyecto y los interesados, existe un rol para una única persona que define los requerimientos del producto a entregar, el rol de los integrantes del equipo de desarrollo, hay un rol para el encargado de aplicar la metodología Scrum y se identifican unos interesados. El segundo elemento denominado Artefactos, se compone de requerimientos y, lo que se define como incrementos, que no es otra cosa que un producto o prototipo listo para usar, con sus respectivas mejoras o atributos especificados por el propietario del producto. Los requerimientos tienen dos instancias, una es la pila del producto, que se refiere a la relación de requerimientos del producto, y otra instancia, que es la pila del sprint que se refiere a la relación de requerimientos del sprint, es decir, lo que se espera que se desarrolle en el lapso transcurrido entre dos reuniones del equipo de trabajo del proyecto. En el elemento tiempo se establecen los componentes en torno al ciclo de desarrollo básico de los incrementos de Scrum denominado sprint, el cual está entre 30 días y seis meses, siendo el lapso de 30 días el más aconsejable. En función de este ciclo básico de desarrollo o sprint, se elabora el plan del sprint en el que se registran las prioridades establecidas por el propietario del producto y de acuerdo con la experiencia del equipo de trabajo, se establecen los resultados esperados antes de iniciar el próximo sprint. Se hace una revisión diaria de lo que se hizo el día anterior, y lo que se va a realizar en el día, se realiza una reunión para revisar el sprint con sus resultados y su respectiva retroalimentación, y para anunciar el inicio del próximo sprint. Estás iteraciones de trabajo se repiten hasta producir un resultado satisfactorio para el cliente del proyecto o del producto.
La metodología Scrum Manager surge como respuesta a estas necesidades de gestionar el desarrollo de productos en ambientes de alto grado de incertidumbre y donde se puede identificar un problema, pero la solución al mismo no está tan claramente definida, dicho de otra forma, el cliente del producto o de la solución que se quiere desarrollar, no es muy específico en los requerimientos de este. Esta es una situación que se presenta muy frecuentemente en las empresas, frente al desarrollo de nuevos productos, o nuevos mercados, nuevas tecnologías, sistemas de información, entre otros, donde se conoce la problemática, pero no se tiene mucha claridad del producto, o la tecnología o el sistema de información que podría resolver dicha problemática, y muchas veces, lo que se hace es aprender a vivir con la problemática con algunas pequeñas mejoras. Esto aplica muy bien para nuevos emprendimientos, en mercados o productos totalmente nuevos, en donde ni siquiera se puede hacer un estudio de casos de negocio, pues no hay antecedente alguno.
La anterior explicación de la metodología nos da una mayor claridad de su simpleza, es muy fácil de entender, pero a la vez es difícil de implementar si no se tiene la disciplina para seguir su estructura. Es tan importante la disciplina metodológica, que se designa un Scrum Manager encargado de asegurar que se aplique la metodología. En su simpleza reside su gran potencia como metodología flexible para el desarrollo de productos y la gestión de proyectos.